華信收費系統,已運行半年有余。作為奮斗在收費一線的收費員,經歷了收費系統從無到有,從有到一步步完善的全過程。通過對新收費系統的不斷摸索,努力運用,得到些許心得,在此,與大家分享。

大同管理處收費大概可分四類,分別是寫字樓管理費水電費、商場管理費水電費、停車費以及通訊電費。收費對象有業主、租戶和通訊運營方,合計收費對象達到600多位,收費物業達到700多家。因此,從大同的收費工作量來看,建立一個完善的收費系統是很有必要的。

收費系統,它有個基礎數據的收集,建立前期需要把收費的相關資料完全準確的導入系統,所以前期的資料收集工作很重要,要確保收費對象、收費面積、分攤面積的準確性。再者就是系統設置,設置的好壞關系到以后工作是否能順利做下去。故當設置費表種類,收費方案時要核對無誤,如果后期系統計算費用有誤時就要檢查設置是否正確。這些工作大都是一次性的,除非必要時需要修改外,以后都不需改動。

前期的準備工作做好后,就可以做日常操作了。月初計算好本月應收首先需要把電表水表的新收據錄入系統??上劝央姳硭頂祿聪到y的排列順序在excel表格排列好,再導入系統,這樣可以確保數據的準確性。檢查水電及分攤數據無誤后便可以生成費用明細和應收明細。為了防止系統的不穩定或數據消失,根據我的經驗,最好要導出應收臺賬并打印出紙質。如果遇到有客戶前來繳費,不會因無網絡上不了系統,或系統卡等問題而無數據繳費。做好應收臺賬后就可以出費用繳收通知,因為考慮到打印等成本問題,我們管理處采取復印空白收費通知單,調配客服及收費員,人工手寫填單。

新系統的運用,個人認為最重要的是溝通,其次是積極的配合。要想系統能夠順利運用操作,要善于跟管理員溝通,和系統涉及的審批審核同事溝通。發現系統的任何問題都要及時向管理員反映并跟進解決;當管理員或軟件開發公司需要我們配合時。我們會積極響應。

另外,我發現運用新系統能夠提高收費服務質量,方便收費工作??偨Y有以下幾點:

1、它能減少我們收費員收費時收多或收少的情況,提高了收費效率,降低出錯率,確保收費準確無誤。

2、收費系統,使收費實現了信息化、系統化、規范化。方便了收費員與客戶之間的溝通,有利于催收費用,減少與客戶的爭吵;方便了收費員與公司各個部門的溝通(主要是會計對賬方面)。

     3、方便了解收費情況,及時掌握各物業的收費欠費情況。收費系統能夠方便快速的查詢到各物業收費情況,解決了收費員可能漏收上期未收費用,多收預收費用等問題。能快速查詢未收費用,方便了管理處催繳費用的工作。

但是,金無足赤?,F階段,我認為收費系統還存在以下不足,望公司能給予支持改進:

1、運用系統必須要有通暢的網絡,如果網絡不流暢,會出現系統卡,系統反應慢等問題,影響了收費工作。我們大同管理處收費系統經常出現系統卡,打發票卡的問題,尋求問題的根源都是網絡速度緩慢。

2、系統沒有群發短信功能,到現為止收費員催客戶繳費都是電話或短信通知,而且有些客戶是主動要求管理處每月發短信通知其來繳費的。按照目前的催繳方式,不僅增大了工作量又增大了通訊費用。如系統有群發信息的功能,相信會提高收費的效率,減少欠費的發生率。

3、系統在細節方面有不足,如同一物業收費對象是業主或租戶無法自動顯示,或顯示錯誤;發票或收據編號未能準確合計;收款查詢與未收款查詢顯示不夠明確了當等等。

總的來說,收費系統對我們收費員收費來說是很有幫助的,盡管美中有不足,但瑕不掩瑜,我認為該收費系統仍是一個比較成功的系統。

                                                        (大同管理處:鄒笑瑜)   

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